Los Sistemas de Control de Acceso cumplen con 2 funciones principales:
01.
Controlar el ingreso a áreas restringidas de su empresa
Toda empresa u organismo tiene sectores donde sólo ciertas personas pueden ingresar: establecer y controlar estos niveles de acceso puede ser una tarea realmente dificultosa a menos que se cuente con un sistema electrónico que facilite el proceso.
Anteriormente, los medios más habituales para realizar estos controles eran las llaves y las cerraduras, con el gran inconveniente que se producía cuando alguien perdía dichas llaves, ya que o bien caía sustancialmente la seguridad del control, o se hacía necesario recambiar la combinación de la cerradura y todas las llaves. Además, esto imposibilitaba realizar una auditoría de quiénes circularon por el acceso, a menos que se contara con algún otro sistema de apoyo. Otro medio posible era con guardias de seguridad, con todos los costos e inconvenientes que acarrea un control humano.
En la actualidad, se cuenta con sistemas electrónicos que permiten efectuar el control con una alta precisión y con niveles de seguridad diferentes según la criticidad y presupuestos con que cuente la organización, buscando dos objetivos principales:
1) Establecer quiénes pueden circular por cada acceso controlado (eventualmente según la tecnología utilizada puede también indicarse en qué momentos o circunstancias ésta habilitación está activa).
2) Obtener la información de los accesos y situaciones ocurridas en cada punto controlado (habitualmente se denomina eventos a cada suceso registrado), de modo de poder auditar lo ocurrido.
Los beneficios de la implementación de este tipo de sistemas son múltiples:
1) Aumento de la seguridad al disminuir sensiblemente las posibilidades de intrusión por personas externas a la organización.
2) Clara determinación de los permisos de circulación y acceso del personal controlado.
3) Reducción de la circulación innecesaria (la información permite detectar anomalías, como por ejemplo, demasiadas salidas de la organización de personal con trabajo de oficina).
4) Identificación y auditoría de eventos, como accesos, alarmas por intrusión, bloqueos, intentos de acceso por parte de personas intrusas.
5) Posibilidad según el sistema utilizado de establecer restricciones horarias para los accesos.
6) Complementación de los sistemas con integración a sistemas de alarmas, CCTV (circuito cerrado de televisión), sistemas de control de visitas, etc.
7) Información de respaldo para temas legales o relacionados con las empresas aseguradoras.
Los Sistemas de Control de Accesos se complementan habitualmente con algún medio que permita el bloqueo físico del acceso, como una puerta con cerradura, un molinete (torniquete), una barrera vehicular, o cualquier otro medio semejante.
Básicamente se compone de:
1) Un medio de identificación.
2) Lectores que permitan reconocer al medio de identificación.
3) Uno o varios equipos de control de accesos, denominados también unidades de control central o nodos.
4) Dispositivos de cierre o bloqueo físico.
5) Opcionalmente software.
El funcionamiento del sistema se puede definir con los siguientes pasos: primero, la persona que cuenta con un medio de identificación, lo utiliza con el lector. El lector reconoce un número relacionado con el medio de identificación, y lo envía al equipo de control de accesos.
El equipo, al recibir el número de identificación que le envió el lector, lo compara con una lista de códigos prehabilitados. En caso que esté prehabilitado, el equipo cierra un circuito eléctrico a través de un relé (un elemento similar a un interruptor de corriente, pero comandado de manera automática). Al activar el relé, se brinda (o quita según corresponda) electricidad al dispositivo de cierre o bloqueo, de modo de habilitar el acceso. En caso que el código no estuviere prehabilitado, según el sistema puede establecerse una reacción del equipo, activando otro relé, una alarma, enviando información al software, o simplemente no permitiendo el acceso.
02.
Controlar la asistencia y tiempo de permanencia del personal
La ausencia del personal redunda en una disminución de la eficacia operativa y puede provocar grandes pérdidas de dinero. Es por esto que las empresas y organismos implementan sistemas que les permitan controlar a sus recursos humanos.
Los objetivos fundamentales de un Sistema de Control de Tiempo y Asistencia, son dos:
1) Obtener Información que respalde la toma de desiciones dirigenciales:
Niveles de Presentismo / Ausentismo, Cantidad de Llegadas Tardes, Cantidad de Horas Extra, Información de Horas o Días Trabajados por Persona o Sector, Informes según el Tipo de Hora o Día, Listados, Estadísticas.
2) Exportar Información a un Sistema de Liquidación de Haberes evitando errores en cargas manuales.
Como consecuencias directas por la implementación de estos Sistemas, se obtendrá:
1) Disminución de los niveles de ausentismo y llegadas tarde.
2) Un control de la cantidad de horas extra.
3) La detección de situaciones anómalas en cuanto al cumplimiento de la jornada laboral.
4) Mayor motivación del Personal que cumple adecuadamente, al distinguirse en la medición.
5) Reducción de horas hombre necesarias para el control manual del tiempo y asistencia e ingreso de datos a los Sistemas de Liquidación.
6) Información de apoyo para cuestiones legales y para las aseguradoras del riesgo del trabajo.
Estos Sistemas, se componen básicamente de:
1) Un medio de identificación que utilizará el Personal (tarjetas, claves, huella, etc.).
2) Uno o varios Relojes Electrónicos de Personal.
3) Un software para descargar las marcaciones de los Relojes, procesar los datos y obtener los informes.
La selección del medio de identificación es muy importante, ya que según las características del Personal a controlar, las necesidades de seguridad, las posibilidades técnicamente realizables y el presupuesto, se definirá qué es adecuado en cada caso en particular.